Deeltijds receptionist(e) met sterke administratieve skills in Zwijnaarde – op maandag en woensdag

Functieomschrijving

Eligio is de marktleider in België op vlak van outsourcing van receptie en officediensten. Onze 330 medewerkers werken in vast dienstverband. Zij zijn dagelijks met veel enthousiasme aan de slag bij onze klanten, (middel)grote bedrijven verspreid over heel België en actief in diverse sectoren.

Werk jij nauwkeurig en ben jij administratief sterk? Beschik je over goede communicatieve vaardigheden en is het je passie om bezoekers en medewerkers zo optimaal mogelijk te woord te staan en verder te helpen? Dan ben jij de nieuwe collega die we zoeken.

Voor onze klant in Zwijnaarde, een bedrijf actief in de bio-technologische sector, zijn we op zoek naar een collega die de receptie op een professionele manier beheert.

In deze functie werk je nauw samen met de facility manager van de site en krijg je een zeer gevarieerd takenpakket dat o.a. het volgende omvat:

  • Je volgt het dagelijks facility/hospitality mailverkeer op
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor de klanten, leveranciers, bezoekers aan de open desk
  • Je biedt administratieve ondersteuning
  • Je stuurt offerte-aanvragen uit en volgt ze verder op
  • Je verwerkt de aanvragen van vergaderzalen en regelt de nodige catering
  • Je houdt controle op het gebruik van de vergaderzalen en volgt de facturatie ervan nauwgezet op
  • Je controleert de netheid van de algemene delen en alle facilitaire ruimtes in het gebouw
  • Je beheert de toegangscontrole van het gebouw o.a. personeel, techniekers, bezoekers
  • Je valideert parkingtickets en regelt parkingreservaties voor bezoekers en klanten
  • Je volgt alle facilitaire diensten op, plant ze in en bestelt benodigdheden (bv. ophaling afval, bestellingen van dranken en toiletbenodigdheden)
  • Je laadt alle facturen (in en out) op naar een intern platform van de klant
  • Je maakt rapporteringen op

Je werkt op maandag en woensdag van 8u tot 12.30u.

Profiel

We zijn op zoek naar een nieuwe coolega met volgende competenties:

  • Uitermate servicegericht – met de glimlach
  • Zeer goede kennis Nederlands en goede kennis Engels met basiskennis Frans
  • Nauwkeurig
  • Stressbestendig
  • Sterk zijn in plannen en organiseren van het werk, prioriteiten kunnen stellen
  • Sterke betrokkenheid en verantwoordelijkheidszin
  • Uitstekende Kennis van de courante MS Office pakketten (Outlook, Word, Excel)
  • Vlot nieuwe computerprogramma’s kunnen aanleren
  • Pittige en energieke persoonlijkheid
  • Verzorgde uitstraling

Jobgerelateerde competenties

  • Telefonische oproepen aannemen
    Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
    Een boodschap noteren
  • Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
  • Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, …)
  • Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
  • De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
  • Personen onthalen en hun vraag identificeren

Persoonsgebonden competenties

  • Plannen en organiseren
  • Verantwoordelijkheid
  • Klantgerichtheid
  • Communiceren
  • Flexibiliteit
  • Zelfstandigheid

Aanbod

Je komt terecht in een aangename en internationale werkomgeving.

Naast je maandelijks brutoloon ontvang je een nettodagvergoeding, maaltijdcheques, ecocheques, een niet-recurrente vergoeding en een sociaal abonnement. Daarbovenop ontvang je ook een hospitalisatieverzekering (ook voor gezinsleden mogelijk).

Eligio hecht veel belang aan de betrokkenheid van haar medewerkers. Neem zeker een kijkje op www.eligio.be of op onze companypage op facebook.

Plaats tewerkstelling

9052 ZWIJNAARDE

Type: Part Time
Locatie: Oost-Vlaanderen

Solliciteer voor deze functie

Maximum allowed file size is 20 MB. Toegestane typen: : .pdf, .doc, .docx