Voltijds receptionist(e) in Vilvoorde – opstart augustus

Functieomschrijving

Werk jij nauwkeurig en ben jij administratief sterk? Beschik je over goede communicatieve vaardigheden en is het je passie om bezoekers en medewerkers zo optimaal mogelijk te woord te staan en verder te helpen? Dan ben jij de nieuwe collega die we zoeken.

Voor onze klant in Vilvoorde zijn we op zoek naar een voltijdse receptionist(e). In deze functie ben je verantwoordelijk voor een vlotte gang van zaken aan de receptie en zien jouw taken er als volgt uit:

  • Het verwelkomen van bezoekers (intern & extern), het beantwoorden van inkomende telefoons en het doorverwijzen van gesprekken naar de juiste persoon;
  • Het inplannen van meetings, de planning van vergaderzalen beheren, vergaderingen opzetten en zorgen voor de logistieke aspecten van meetings, lunches bestellen, enz;
  • Het opzetten van een registratiesysteem voor bezoekers, inzake brandveiligheid;
  • Het bestellen van office supplies voor het hele personeel via Lyreco;
  • Het behandelen van de post: binnenkomende post sorteren en verdelen; uitgaande post klaarleggen voor ophaling;
  • Administratieve ondersteuning in het vertalen van mails of documenten van Nederlands naar Frans en omgekeerd;
  • Meewerken aan projecten inzake organiseren van events, eindejaarsgeschenken, team building activiteiten, enz.;
  • Eerste aanspreekpunt zijn voor vragen rond Fleet en Facility;
  • Het verwerken van boetes, opvolging van ongevallen, ondersteuning van facturatie voor Fleet;
  • Het bestellen van werkkledij bij de verschillende leveranciers;
  • Afspraken maken voor onderhoud van het gebouw.

Je werkt van maandag tot en met vrijdag van 08h30 – 17h06 met een half uur pauze. (39u/week)

Profiel

  • Zeer goede kennis Nederlands, Frans en Engels
  • Uitermate servicegericht – met de glimlach
  • Kennis van de professionele etiquetteregels
  • Nauwkeurig
  • Stressbestendig
  • Zelfstandig
  • Sterk zijn in plannen en organiseren van het werk, prioriteiten kunnen stellen
  • Sterke betrokkenheid en verantwoordelijkheidszin
  • Uitstekende kennis van de courante MS Office pakketten (Outlook, Word, Excel)
  • Verzorgde en dynamische uitstraling

Jobgerelateerde competenties

  • Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
  • Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
  • Telefonische oproepen aannemen
    Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
    Een boodschap noteren
  • Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, …)
  • Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
  • Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, … van documenten
  • Personen onthalen en hun vraag identificeren

Persoonsgebonden competenties

  • Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
  • Samenwerken als hecht team
  • Regels en afspraken nakomen
  • Klantgerichtheid
  • Omgaan met stress
  • Plannen (= ordenen)
  • Zin voor nauwkeurigheid hebben
  • Contactvaardig zijn
  • Zelfstandig werken

Aanbod

Je komt terecht in een aangename en internationale werkomgeving.

Naast je maandelijks brutoloon ontvang je:

  • een nettodagvergoeding
  • maaltijdcheques
  • ecocheques
  • een niet-recurrente vergoeding
  • een sociaal abonnement

Daarbovenop ontvang je ook een hospitalisatieverzekering (ook mogelijk voor je gezinsleden).

Eligio hecht veel belang aan de betrokkenheid van haar medewerkers. Neem zeker een kijkje op www.eligio.be of op onze companypage op facebook.

Plaats tewerkstelling

1800 VILVOORDE

Parkeergelegenheid is voorzien aan het gebouw.

Type: Full Time
Locatie: Vlaams-Brabant

Solliciteer voor deze functie

Maximum allowed file size is 20 MB. Toegestane typen: : .pdf, .doc, .docx