Functieomschrijving
Eligio is de marktleider in België op vlak van outsourcing van receptie en officediensten. Onze 400 medewerkers werken in vast dienstverband en zijn dagelijks met veel enthousiasme aan de slag bij onze klanten, (middel)grote bedrijven verspreid over heel België en actief in diverse sectoren.
Voor een van onze klanten in Brussel zijn we op zoek naar een professionele en klantgerichte receptionist om ons team te versterken. In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor personeel, bezoekers en aannemers, zorg je voor een vlotte werking van de receptie en ondersteun je bij diverse administratieve taken. Heb je sterke communicatieve vaardigheden, een proactieve houding en ervaring met receptiewerkzaamheden, dan ben jij de geknipte persoon!
De belangrijkste verantwoordelijkheden zijn onder andere:
Receptie:
- Algemene receptietaken: het verwelkomen van bezoekers en aannemers
- Ervoor zorgen dat bezoekers op de hoogte zijn van gezondheids- en veiligheidszaken op de locatie, zoals brandevacuatieprocedures
- Coördineren/opzetten van Zoom-meetings
- Contact onderhouden met de leveranciersreceptie
- Contact onderhouden met het schoonmaak- en beveiligingsteam (instructies/meldingen of incidenten doorsturen naar de juiste teamleden)
- Optreden als noodcoördinator in het kader van het noodplan voor het kantoor in Brussel
Algemene ondersteuning
- Assisteren bij het onboardingsproces van nieuwe starters, ID-foto’s voorbereiden, toegangskaarten aanvragen, visitekaartjes bestellen enz. en indien nodig algemene assistentie verlenen
- Vragen van medewerkers beantwoorden
- Coördineren en assisteren van het team bij bezoeken/evenementen op locatie (incl. bestellingen voor eten en drinken, contact met externe bureaus, opzetten van vergaderruimten en AV-apparatuur)
- Inkomende/uitgaande post/koerierdienst beheren – vertalen, doorsturen, archiveren en opvolgen van inkomende post naar relevante afdelingen
- Team helpen met ad hoc taken (bijv. agendabeheer, PO, factuurverificatie, archivering, scannen en archivering)
- Gebruikmaken van interne systemen zoals ServiceNow (Helpdesk), V-Learn (Training), FEDEX (Koerier), COUPA, Concur (Onkosten), iProcurement (Requisitions & Invoicing) en Travel
- Beheer van het wagenpark en de kantoorbenodigdheden
Gezondheid, milieu, veiligheid
- Toezicht houden op algemene toegang via de receptie – bezoekers en aannemers voorzien van de juiste pasjes. Ervoor zorgen dat bezoekers/contractanten worden opgehaald door de gastheer en dat badges/toegangskaarten worden teruggegeven bij het verlaten van het pand.
- Assisteren bij veiligheidscontroles van ID-passen, bij brandalarmveiligheidscontroles en -registraties en bij eerstehulptraining
Dit is een deeltijdse functie van 32 uur per week. Het rooster ziet er als volgt uit:
Maandag, dinsdag en donderdag van 8:30u tot 17:00u (met een pauze van 30 minuten) en woensdag en vrijdag van 8:30u tot 12:30 u.
Profiel
We zoeken een nieuwe collega die voldoet aan volgende competenties:
- Mondelinge en schriftelijke vaardigheid in het Engels, Nederlands en Frans – een zeer goede kennis van het Engels is een belangrijke vereiste
- Klantgericht
- Goede organisatorische vaardigheden met een sterk vermogen om te multitasken
- In staat zijn om zelfstandig te oordelen en te reageren op veranderende zakelijke behoeften
- Uitstekende computervaardigheden (met name Microsoft Office)
- Teamplayer
- Uitstekende sociale vaardigheden
- Minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie
- Ervaring met klantenservice
- Bij voorkeur reanimatie/eerste hulp/AED gecertificeerd
- Bachelor diploma
Professionele vaardigheden
- Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
- Telefonische oproepen aannemen Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners Een boodschap noteren
- Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
Persoonlijke vaardigheden
- Plannen en organiseren
- Zelfstandigheid
- Verantwoordelijkheid
- Communiceren
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid
Aanbod
Onze klant is een gerenommeerd bedrijf. Er heerst een aangename werksfeer en een open bedrijfscultuur.
Naast je maandelijks brutoloon ontvang je:
- een nettodagvergoeding
- maaltijdcheques
- ecocheques
- een niet-recurrente vergoeding
- een sociaal abonnement
- een hospitalisatieverzekering (ook uitbreidbaar naar gezinsleden)
Ontdek meer over onze betrokkenheid en waarden op onze website en Facebook-pagina. Mis deze kans niet om deel uit te maken van ons toegewijde team!
Plaats tewerkstelling
1000 BRUSSEL