Functieomschrijving
Eligio is de marktleider in België op vlak van outsourcing van receptie en officediensten. Onze 300 medewerkers werken in vast dienstverband. Zij zijn dagelijks met veel enthousiasme aan de slag bij onze klanten, (middel)grote bedrijven verspreid over heel België en actief in diverse sectoren.
Voor onze klant in Groot-Bijgaarden zijn wij op zoek naar een voltijds office and facility coördinator.
De facility coördinator is verantwoordelijk voor het toezicht op alle facilitaire activiteiten, waaronder onderhoud, herstellingen en schoonmaak. Hij/zij zorgt ervoor dat de gebouwen aan hoge normen voldoen en onderhoudt goede werkrelaties met andere afdelingen en belangrijke stakeholders.
Beschik je over goede communicatieve vaardigheden en is het je passie om bezoekers en medewerkers zo optimaal mogelijk te woord te staan en verder te helpen? Dan ben jij de nieuwe collega die we zoeken.
Als office assistant zal je
- medewerkers en bezoekers op kantoor ontvangen en begeleiden
- badges en sleutels beheren
- meeting rooms reserveren
- parkeerplaatsen voor medewerkers en bezoekers reserveren
- kantoormateriaal beheren en bestellen
- onderhouds(aan)vragen behandelen
- inkomende en uitgaande post, pakketjes en koerierzendingen verwerken en opvolgen
Als facility coördinator ben jij het aanspreekpunt voor het gebouwbeheer en bijhorende facility services:
- Je zorgt ervoor dat de activiteiten van onderaannemers/leveranciers en partners worden beheerd in overeenstemming met specifieke contractvoorwaarden
- Je ontwikkelt en onderhoudt relaties met leveranciers en onderaannemers.
- Je stimuleert vereiste kwalitatieve verbeteringen.
- Je volgt het onderhoud van het gebouw op.
- Je volgt trainingen om relevante kennis en vaardigheden te ontwikkelen.
- Je onderhoudt een uitstekende communicatie met klanten om aan hun hoge verwachtingen te voldoen.
- Je assisteert bij rondleidingen voor nieuwe medewerkers of bezoekers.
- Je beheert de postverdeling: scannen, doorsturen en voorbereiden.
- Je helpt bij sociale evenementen die op de locatie worden gehouden.
- Je rapporteert aan interne belanghebbenden: EA, HR, duurzaamheids- en preventiemanager.
- Je houdt toezicht op energie-efficiëntieprojecten en/of recyclingprogramma’s in samenwerking met het duurzaamheidsteam.
- Je communiceert met medewerkers (in overleg met HR) over alle facility-gerelateerde updates (bijv. parkeerplan), onderhoudsschema’s of wijzigingen in de kantoorruimtes.
- Je beheert het financiële proces voor de leveranciers (inkooporders, factuurbeheer, …)
- Je biedt ondersteuning bij het wagenparkbeheer.
Je werkt in volgend uurrooster:
ma. van 8u tot 17u (incl 30′ pauze) = 8,5u/d
di. van 8u tot 17u (incl 30′ pauze) = 8,5u/d
woe. van 8u tot 16u30 (incl 30′ pauze) = 8u/d
do. van 8u tot 16u30 (incl 30′ pauze) = 8u/d
vr. van 8u tot 15u30 (incl 30′ pauze) = 7u/d
Profiel
- Uitstekende kennis Nederlands/Engels met goede kennis Frans
- Zeer klantvriendelijk
- Uitstekende vaardigheden op het gebied van gegevensinterpretatie
- Gevorderd niveau in Microsoft Office (Excel en PowerPoint)
- Effectieve communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
- Teamspeler en proactieve houding
- Effectieve besluitvorming en onderhandelingsvaardigheden
- Analytische vaardigheden
- Flexibel en in staat om zich aan te passen aan veranderingen en organisatorische behoeften
- Verzorgde uitstraling
Aanbod
Je komt terecht in een internationale en dynamische werkomgeving.
Je vaste brutoloon wordt aangevuld met:
- een interessante nettobonus (in functie van maandelijkse doelstellingen)
- een nettodagvergoeding
- een hospitalisatieverzekering (gezinsleden kunnen ook aansluiten)
- vergoeding voor woon-werkverkeer
Eligio hecht veel belang aan de betrokkenheid van haar medewerkers. Neem zeker een kijkje op www.eligio.be of op onze companypage op facebook.
Plaats tewerkstelling
1702 GROOT-BIJGAARDEN